Todoist, GTD, og en guide til produktivitet

av Stian Karlsen

Bilde av forfatter
Todoist, GTD, og en guide til produktivitet

Er du at typen som ”ikke trenger” gjøremålslister, men ”husker alt i hodet”? Eller kanskje har du forsøkt en rekke løsninger, men stadig opplevd kaos og fortalte oppgaver? I denne artikkelen skal vi ta en kikk på hvordan du kan unngå nettopp dette, og ta tilbake kontrollen og klarheten i livet ditt. Jeg vet hvertfall at dette har vært til stor hjelp for meg personlig.

GTD (Getting Things Done)

Du har kanskje hørt noen nevne GTD før, men likevel vært usikker på hva de prater om. GTD, eller Getting Things Done, er en av verdens mest kjente produktivitetsstrategier, utviklet av David Allen.

Dersom du vil lære denne strategien i detalj, anbefaler jeg at du leser boken hans, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.

“The GTD workflow consists of five stages: capture, clarify, organize, reflect, and engage. Once all the material is captured in an inbox, each item is clarified and organized.”
Wikipedia

Noen velger å følge metoden hans til punkt og prikke, mens andre adapterer og tilpasser metoden til seg selv.

I denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan jeg bruker GTD (eller deler av GTD), og hvordan det tillater meg å drifte min egen bedrift, tilbringe tid med samboeren min, gå tur i skog og mark med hundene mine, og ikke minst ha tid til overs for meg selv.

For å oppnå alt som følger i denne artikkelen er det viktig at du har et system, dvs programvare, som er fleksibelt nok til å passe inn i ditt liv. Du kan bruke penn og papir, men spør du meg er det svært ineffektivt. Personlig bruker jeg Todoist, og vil derfor bruke det som eksempel i denne artikkelen. Foretrekker du noe annet vil tipsene som følger fungere fint for deg også.

1) Få alt ut av hodet og inn i innboksen

Altfor mange liker å si at de ”har alt i hodet”, og at de ikke behøver å skrive ting ned. Sannheten er at hodet ditt er en begrenset ressurs. Gi slipp på ego, og gi samtidig hodet ditt en pause, og ikke minst overskudd til andre ting.

Jeg er ganske sikker på at du har opplevd at hjernen din repeterer den samme oppgaven om og om igjen. Ofte, når man har noe viktig som må gjøres, har hjernen en tendens til å få et slags hakk i plata, og repetere oppgaven i det uendelige. Dette er særlig sant om kvelden, etter at man har lagt seg, hvorpå hodet surrer med tanker om alt man skulle og burde gjøre, noe som igjen fører til at det blir vanskelig å sove.

Under GTD skal alt ut av hodet. Det betyr at, uansett hvor lite og tilsynelatende ubetydelig, hver eneste oppgave som dukker opp i hodet ditt skal skrives ned. Med dagens teknologi er dette kjempeenkelt. Hvis jeg er hjemme bruker jeg oftest Mac’en, og hvis jeg er ute vipper jeg frem mobilen og noterer det jeg må der. Fordi jeg noterer direkte i Todoist, synkroniseres alt mellom alle enhetene jeg eier.

Det høres ofte fjernt og rart ut at man skal skrive ned alt man kommer på at må gjøres, men logikken er likevel ganske god. Hjernen er en begrenset ressurs, og det gir ikke mening at du skal bruke kapasitet til å huske hva du skal kjøpe til middag, at fjernkontrollen trenger nye batterier, eller hvilken dag den brune søppeldunken må settes ut for tømming. Hjernens kapasitet skal være reservert kjekkere ting, og når du får disse oppgavene ut og inn i innboksen din, føles det rett og slett befriende.

Tenk på det som at man avslutter et program på en datamaskin, hvorpå kapasitet i datamaskinens minne frigjøres.

Hvis du noengang har kommet hjem fra butikken og oppdaget at du glemte en ingrediens til middagen, eller ikke husket å følge opp noe på vegne av kunde, eller glemt å sette ut søppelet til tømming, burde det være bevis nok på at hjernen din ikke er laget for å holde styr på denne typen ting.

Hjernens kapasitet skal brukes for å fokusere på det den driver med her og nå.

Når du skriver ting ned vet du med sikkerhet at ingenting vil bli glemt. Hvis du i tillegg har et system som er fleksibelt nok til på riktig tidspunkt å minne deg på det som skal gjøres, har du det helt bankers.

Personlig får jeg en automatisk påminnelse når det gjelder alt fra hvilke søppeldunker som skal settes ut for tømming, til mer viktige ting som vaksinering av hund, og når kunder skal motta leveranser. Ser du hvor herlig det er? Jeg trenger ikke bruke kapasitet på å huske disse tingene selv.

“Every minute you spend in planning saves 10 minutes in execution; this gives you a 1,000 percent Return on Energy!”
Brian Tracy

Systemet jeg bruker heter Todoist, og kan installeres på PC, Mac, Android, iPhone, smartklokker, i Gmail, og en rekke andre steder.


2) Planlegg; tøm innboksen din hver dag

Gjør det til en vane at innboksen din skal være tom ved slutten av hver dag. Hvis du hopper over dette steget, vil innboksen din raskt bli fullstendig uoversiktelig og dermed meningsløs.
Når du evaluerer hvert punkt som ligger i innboksen skal du ta stilling til følgende.
1) Hva er dette?
2) Kan noen andre gjøre det?
Identifiser hva hvert punkt representerer, omformuler (om nødvendig) til noe konkret du kan utføre, f.eks ”Sett ut brun og svart søppeldunk”, og spør til slutt om oppgaven kan delegeres til noen andre.
Hvis oppgaven kan delegeres, gjør du det. Ikke bruk tiden din på oppgaver du har ansatt en sekretær for å ta seg av.
Til slutt vil du oppleve oppgaver i innboksen som ikke er viktige eller bare kanskje er viktige på et senere tidspunkt. Oppgaver som definitivt ikke er viktige sletter du, og oppgaver som kanskje blir aktuelle på sikt legger du i ”kanskje senere” -mappen din. En slik mappe kan du opprette i Todoist, eller i de fleste andre applikasjoner av den typen.
Planlegg neste dag kvelden før; bruk gode marginer
Her kan du gjerne gjøre en grov planlegging av flere dager frem i tid, men sørg som et minimum for at førstkommende dagen er godt fastspikret. På den måten er dagens agenda allerede klar når du våkner, og du kan vite med sikkerhet at hvis du gjør oppgavene du allerede har tilegnet deg selv, vil ting gå bra.
Jeg liker å planlegge dagene mine med gode marginer, fordi jeg vet at det alltid dukker opp noe uforutsett.
Når noe uforutsett dukker opp legger jeg det i innboksen, og glemmer det til neste gang innboksen skal tømmes. Hvis det uforutsette haster og må gjøres med en gang, vet jeg at dagen min er planlagt med gode marginer, og kan derfor påta meg hastesaken uten at det skaper for mye krøll.

3) Estimer tiden hver oppgave krever

Ved å være litt kreativ, kan man markere hver oppgave i Todoist med et tidsestimat. Dette gir deg et godt overblikk over hvor lang tid du vil bruke på å fullføre dagens agenda.
For å få dette til, må du være klar over følgende: I Todoist kan man opprette noe som heter Labels. Disse kan assosieres med oppgaver, og man kan deretter filtrere basert på disse. Et eksempel er å ha en Label som heter Email, og når man filtrerer på den, får man opp alle oppgavene som er relatert til E-post.
Mange har en tendens til å opprette altfor mange Labels, og dermed befinne seg i en situasjon hvor de bruker mer tid på å lete frem i rotet, enn de gjør på faktisk å være produktive.
Nøkkelen ligger i å finne en balanse mellom antall Labels og optimal produktivitet.
Som du kan se av bildet nedenfor, har jeg opprettet en rekke tidsrelaterte labels. Når jeg planlegger dagens agenda, estimerer jeg hvor mye tid jeg kommer til å bruke per oppgave, og knytter riktig tidslabel til oppgaven.
I Todoist ser Labels slik ut:
Som er resultat av denne enkle investeringen, kan jeg lage en agenda som ser slik ut:
Personlig liker jeg å legge inn litt margin i estimatene mine, fordi 1) det alltid dukker opp noe uforutsett, og 2) det er betydelig mer behagelig å arbeide når man ikke føler seg jaget av tidspress.

Som er resultat av denne enkle investeringen, kan jeg lage en agenda som ser slik ut:

3) Ukentlig gjennomgang og planlegging for neste uke

En ukentlig gjennomgang er den tiden du bruker, f.eks hver søndag, på å se over alle prosjektene og oppgavene dine så langt, samt planlegge uken som kommer.
Tidligere nevnte jeg at du skal planlegge neste dag kvelden før, og da lurer du kanskje på hvorfor jeg nå sier at du skal planlegge uken som kommer hver søndag.
Svaret er at søndagen brukes til grovplanlegging. Dette gir deg en god peiling på hva neste uke vil bestå av. Planleggingen som skjer “kvelden før”, bidrar til å bekrefte dagen som kommer, og gjøre eventuelle finjusteringer om nødvendig.


“If you’re not doing a review, you’re not doing GTD.”
David Allen


Personlig bruker jeg mellom 45 minutter og 1 time på denne prosessen. Meningen med denne tiden er ikke å jobbe, men å ta et steg tilbake for og danne et overblikk over situasjonen du befinner deg i.

  • Tøm innboksen din
  • Rydd i papirene dine
  • Se over alle prosjektene dine
  • Kikk i kalenderen din
  • Gjør ting som gir deg klarhet

Jeg liker å drikke en god kopp te mens jeg gjør denne prosessen.


Til slutt er det viktig å huske at implementering av et system som dette skjer gradvis. Ikke forsøk å gape over hele eplet på en gang. Det samme gjelder antall oppgaver per dag.


Jeg forsøker å være brutal når det gjelder prioritering, og kaster ut så mye som mulig av det jeg vet at egentlig ikke er viktig. Hold listene dine korte, og du vil kunne oppnå mye mer enn dersom du bader i et hav av fortalte oppgaver og endeløse lister som tvinger på deg dårlig samvittighet.


Lykke til!