5 tips for ekstrem produktivitet!

av Stian Karlsen

Bilde av forfatter
5 tips for ekstrem produktivitet!

Her er 5 effektive tips for ekstrem produktivitet du kan begynne å bruke i dag! Få mer gjort, og mer tid til overs.

1) Bruk en ToDo-app

Mange føler nok stolthet når de sier at "de har alt i hodet", og ikke trenger å skrive noe ned fordi de alltid husker det de skal.

Men kan du med hånden på hjertet si at du aldri glemmer noe?

La oss for argumentets skyld si at du aldri glemmer noe. Til og med hvis det var sant, er det simpelthen et faktum at den menneskelige hjernen har begrenset kapasitet. Og jo flere ting du dytter inn, jo mer energi må du bruke på å holde kontroll på alt.

I boken Getting Things Done, som jeg anbefaler til alle som er seriøse om å øke produktiviteten sin, snakker forfatter David Allen om bl.a dette.

En av de beste tingene du kan gjøre for deg selv, er å ta i bruk et system hvor du kan lesse utav deg ideer, ting som må gjøres, huskes og alt annet som popper opp i hodet ditt, uansett hvor du befinner deg.

Det finnes heldigvis utallige slike løsninger, og hvilken som passer best for deg, kan ikke jeg svare på. Jeg kan imidlertid komme med en anbefaling, og det er Todoist.

Todoist er et genialt program som synkroniserer over PC, Mac, iOS og Android slik at du har det med deg overalt.

Todoist er enkelt og minimalistisk, men har masse avanserte funksjoner for de som virkelig ønsker å tilpasse systemet til sin personlige arbeidsrutine.

2) Bli flinkere til å si "nei"

Om det er en hyggelig (eller plagsom) kollega som buser inn døra for å være sosial, eller noen som trygler deg om tid per mail, må du lære å sette grenser.

Kun du vet hvor travel du er!

Jeg gjentar,  kun du vet hvor travel du er!

Det er din jobb å prioritere hva som er viktig i ditt liv, og hvordan du best kan oppnå dette.

"Ja, men hva gjør jeg når sjefen min vil noe?"

De fleste jobber som ansatt hos noen andre, og det er klart at noen ganger må du slippe det du har i hendene til fordel for noe annet uansett hvor mye du skulle ønske det ikke var slik.

Det betyr ikke at du ikke kan sette begrensninger. Jeg tror at de fleste oppegående sjefer har full forståelse for dette, så lenge du forklarer det til dem på riktig måte.

Hvis du befinner deg i en situasjon hvor sjefen til stadighet forstyrrer deg, kan det være lurt å be om et lite møte.

På møte kan legge frem at du føler at du ikke får utnyttet tiden og potensialet ditt skikkelig. Si at du gjerne vil yte mest mulig, men for å gjøre det, trenger du å kunne jobbe med en ting av gangen, gjerne uforstyrret.

Det er klart at du ikke kan isolere deg helt, men det handler det heller ikke om.

Foreslå for sjefen at du heller kan sette opp spesifikke tider på dagen hvor du er åpen for dialog og ønsker. Presiser igjen at du vil yte bedre i jobben din.

Hold fokus på deg, og unngå prat om hvor forstyrrende andre er, slik at du unngår at sjefen går i forsvarsmodus.

Når det gjelder kolleger som maser kan du tillate deg å være mer direkte, men naturligvis hyggelig.

Det ingenting i veien for å si ting som  "akkurat nå har jeg fryktelig mye som bare må bli gjort, så vi må prates senere".

En taktikk jeg har brukt med stor suksess selv, før Marie og jeg startet Mandarin Design, var å si  "jeg hjelper deg gjerne, men må først fullføre dette, så kommer jeg inn til deg etterpå".

Ved å si det tok jeg full kontroll over min egen tid og fikk gjort det jeg skulle, samtidig som jeg ikke ignorerte behovene til kolleger. Win-win!

3) Bruk maler for alt

Hvis du ikke har bygget maler inn arbeidsrutiner dine, enten personlig eller på jobb, vil du bli overrasket over hvor mye tid dette vil spare deg. Tiden du sparer kan heller på andre ting, som f.eks familie og venner, ting som virkelig betyr noe.

Hos oss har vi for eksempel utviklet en modell vi bruker på alle våre kunder. Kort oppsummert går den ut på å dele prosjekter inn i 5 faser, Analyse, Planlegging, Produksjon, Testing og Lansering, noe som tillater oss å levere konsistente og effektive løsninger gang på gang, basert på en modell vi vet fungerer.

Foruten de opplagte fordelene ved å bruke en mal, som forutsigbar kvalitet og effektivt arbeid, kan man hele tiden tilpasse og optimere malen ettersom tiden går. På den måten kan du sørge for å være "cutting edge", men samtidig ha noe konkret å forholde deg til.

Bruk maler til alt: store prosesser, kontrakter, kundeoppfølging, tekniske løsninger osv, osv.

4) Planlegg kvelden før

Har du noen gang opplevd å møte på kontoret, men bare føle deg overveldet av kaoset, usikker på hvilken ende du skal ta fatt på først?

Start with the end in mind.
Stephen Covey

Ved å sette av 10-15 minutter kvelden før til å gå over de viktigste tingene som må gjøres neste dag, kan du både legge deg med mindre bekymringer, samt møte på jobb neste dag med en klar plan på hva du må gjøre.

Planlegging gir deg fokus.

Planlegging må selvsagt ikke skje kvelden før. Kanskje planlegging for deg fungerer best om morgenen samme dag. Poenget er bare at du planlegger.

  • Identifiser 2-3 viktige ting som absolutt må gjøres, og planlegg dem for utførelse tidlig på dagen. Ikke utsett dem, da blir de ikke gjort.
  • Sett opp mindre viktig ting som det er fint å få gjort, men ikke krise om du må flytte over til en annen dag.
  • Vær realistisk, og sett av rikelig med tid til å gjøre det du skal.
  • Hvis noe virker håpløst, bryt det opp i mange små deler, og spre det utover flere dager.
  • Jobb systematisk og målrettet.

Kjør en evaluering av planleggingen din 1 gang i uka. Hvis du f.eks har opplevd flere dager hvor ToDo-listen din ikke ble tømt ila dagen, betyr det mest sannsynlig at du må sette av mer tid, og gjøre færre ting per dag.

5) Invester i bedre verktøy

Hvis du trenger en ny telefon for å fungere bedre, eller en større skjerm for å jobbe raskere, så invester i det.

Mange er veldig opptatt av penger, og tenker på ting i form av hva de koster. Med andre ord, hvor mange kroner må jeg betale for X, Y og Z?

For all del, penger er viktig, men det samme gjelder tiden din.

Tiden din er tross alt det som gjør at du tjener penger i utgangspunktet.

La oss f.eks si at du per i dag bruker en gammel, upålitelig og treg smarttelefon. Apps krasjer litt for ofte, batteriet er dårlig og den har blitt et irritasjonsmoment.

La oss så si at hvis du hadde kjøpt en ny telefon, ville den spart deg ca 10 minutter per dag (tilfeldig tall).

Hvis du jobber 6 dager i uka, tilsvarer det 1 time per uke.

Etter et halvt år, har du spart 24 timer. Da er det ikke sikkert at investeringen var så dum likevel.

Ikke tenk penger, tenk verdi! Hvilken verdi vil produkt X gi meg, og er det verdt mer enn pengene jeg betaler for produktet?

Dette er på ingen måte en oppfordring til å kjøpe hva som helst og skylde på at det er en investering i verdi, men heller en måte å tenke på. Bruk folkevett.
Det er slett ikke alltid man kan investere i det man vil, uansett hvor verdifullt det hadde vært. Sånn er realiteten.